Tagesordnungspunkte weg Muster

In dieser Agendavorlage für die Vorstandssitzung werden alle erforderlichen Schritte für eine formelle Vorstandssitzung oder eine Vorstandssitzung beschrieben. Wenn Sie diese Tagesordnung vor der Besprechung unter den Vorstandsmitgliedern verteilen, ist es wichtig, auch das Protokoll der vorherigen Besprechung und andere relevante Dokumente wie Finanz- oder Fortschrittsberichte freizugeben. Markiert Element oder den aktuell geöffneten Punkt als „übersprungen“ und listet ihn am Ende der Tagesordnung nach nicht abgeschlossenen Elementen auf. Gegenstände können auch nach ihrer Aufnahme übersprungen werden; z.B. durch „nächstes agendum öffnen“. Der Zuordnung der Tagesordnungspunkte wird das Dokument Nummer 252 zugewiesen: Sobald die Tagesordnung angenommen ist, entspricht die Punktnummer in den Dokumenten der Generalversammlung der angenommenen Tagesordnung. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Entwerfen einer effektiven Agenda für Ihre nächste Besprechung mit einer Beispielagenda und einer Vorlage unten. Sie können diese Tipps verwenden, unabhängig davon, ob eine Besprechung eine Stunde oder drei Tage dauert und ob Sie sich mit einer Gruppe von fünf oder vierzig Personen treffen: Um zu verhindern, dass die Teilnehmer nicht vorbereitet sind, die Zeit des Teams verschwenden oder die Zeit verschwenden, sollten Sie eine effektive Besprechungsagenda erstellen, die klare Erwartungen für das setzt, was vor und während der Besprechung erforderlich ist. Fordern Sie Beiträge Von Ihren Teammitgliedern ein, um sicherzustellen, dass die Agenda ihren Bedürfnissen entspricht und sie engagiert. Wenn ihr gesamtes Team zusammentrifft, sollten sich die diskutierten Probleme auf alle Anwesenden auswirken und die Bemühungen des gesamten Teams erfordern, die Probleme zu lösen. Die Behandlung von Themen, die nicht jeden auf dem Treffen betreffen, verschwendet die wertvolle Zeit des Einzelnen. Eine weitere Taktik zur Erstellung einer besseren Besprechungsagenda ist das Auflisten von Themen als zu beantwortende Fragen. Anstatt „Büroraumumverteilung“ zu schreiben, versuchen Sie „Unter welchen Bedingungen sollten wir Büroflächen umzuteilen?“ Teilen Sie Ihr Team mit, ob der Zweck der Diskussion darin besteht, Informationen auszutauschen, Beiträge zu einer Entscheidung einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen.

Und auf der Tagesordnung angeben, wer jede Diskussion leitet, damit sie sich vorbereiten können. Diese Tipps und fünf weitere Tipps helfen Ihrem Team, sich auf Meetings zu konzentrieren. Die Methode der Freigabe oder Verteilung hängt von den Tools ab, die Sie und Ihre Organisation verwenden. Da Minuten und andere Dokumentation einen Stapel Papier erstellen können, ist es großartig, wenn Sie einen papierlosen Freigabeprozess verwenden können. Wenn Sie beispielsweise ein Textverarbeitungstool (z. B. Microsoft Word) verwenden, das keine Onlinefreigabe anbietet, können Sie eine PDF-Datei des Dokuments erstellen und diese und die anderen Anhänge oder Besprechungsdokumentationperden per E-Mail senden. Wenn Sie alle Google-Dokumente verwenden – für Besprechungseinladungen, Tagesordnungs- und zusätzliche Dokumentenfreigabe – können Sie das Dokument einfach mit dieser Gruppe „teilen“, sobald es abgeschlossen ist. Ausschuss- oder Vorstandsmitglieder können die Dokumente einfach online lesen und ein paar Bäume speichern! Schätzen Sie eine realistische Zeitfürst für jedes Thema. Dies dient zwei Zwecken. Zunächst müssen Sie die Mathematik erstellen – berechnen, wie viel Zeit das Team für die Einführung des Themas benötigt, Fragen beantwortet, verschiedene Standpunkte auflöst, potenzielle Lösungen generiert und sich auf die Aktionspunkte einigen muss, die sich aus Diskussionen und Entscheidungen ergeben.

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